Struktureret sidemandsoplæring handler om at skabe sammenhæng mellem den sidemandoplæring, der fortages i praksis og:

• organisationens oplæringsbehov i forskellige jobfunktioner
• oplæringskrav for de enkelte jobfunktioner
• krav om at processer udføres ensartet

Til at skabe denne sammenhæng bruges tre værktøjer:

En kompetencematrix, som giver overblik over, hvem der kan varetage hvilke jobfunktioner, og hvilke oplæringsbehov organisationen har for at imødekomme et ønsket niveau af fleksibilitet eller kapacitet.

En oplæringsplan, der er et værktøj til at strukturere, ensarte, effektivisere og dokumentere oplæring i en given jobfunktion.

Instruktioner, som et værktøj til at ensarte oplæring i og udførsel af vigtige processer.

Værktøjerne kan bruges hver for sig, og vil gensidigt forstærke hinanden, når de anvendes i sammenhæng.

En kompetencematrix har to dimensioner – medarbejderne i den ene dimension og jobfunktionerne i den anden. Kompetencematrixen er lederens værktøj til at holde overblik over, hvem han kan sætte på hvilke opgave. Kompetencematrixen viser på hvilket niveau, den enkelte medarbejder bestrider jobfunktionen. Vores anbefaling er at vælge få niveauer med praktisk betydning – f.eks.:

1. Under oplæring
2. Kan varetage opgaven selvstændigt
3. Har erfaring til at lære andre op

Kompentencematrixen skaber ligeledes overblik over, hvorvidt et tilstrækkeligt antal medarbejder kan bestride de enkelte jobfunktioner, eller om der skal oplæres flere for at forberede organisationen til spidsbelastninger, ferie eller sygdom.

Med hensyn til oplæringsplaner anbefaler vi, at de udarbejdes per jobfunktion på en måde, så strukturen afspejler opsætningen af kompetencematrixen. Det vil sige, at der er en oplæringsplan knyttet til hver jobfunktion.

Derudover er oplæringsplanen - i modsætning til kompetencematrix´en - medarbejdernes overblik. Det gælder både den nye medarbejder, der skal oplæres og den erfarne medarbejder, der skal oplære den nye medarbejder.

En oplæringsplan indeholder typisk:

• Hvad skal gennemføres?
• Hvem har ansvaret for den enkelte oplæringsopgave?
• Reference til evt. instruktion eller oplæringsmateriale
• Status på den enkelte oplæringsopgave

Instruktioner er det værktøj, der bidrager til ensartet oplæring og udførsel af specifikke processer. Når man vælger at udarbejde instruktioner, er det ofte fordi:

• det er væsentligt, at en proces udføres korrekt
• en proces er svær at lære eller huske
• det er hurtigere at lære mange medarbejdere op med en instruktion.