Produkt Kunder Indsigt Sikkerhed

Medarbejderoplæring & IATF16949 - Hvorfor & hvordan?

Medarbejderoplæring og træning er essentiel, når man arbejder med IATF 16949. Årsagen er simpel - IATF 16949 handler om at sikre kvaliteten, og medarbejderne er en væsentlig ressource i kvalitetssikring. De fleste dybdegående årsagsanalyser indeholder menneskelige fejl, det vil sige enten er en person direkte ansvarlig, eller også kunne en person have sikret, at fejlen ikke opstod. Med andre ord – kvalitetssikring og oplæring hænger sammen.

Her er et bud på, hvad oplæringen skal indeholde, når IATF 16949 skal efterleves og kvaliteten sikres.

"Hvorfor"-viden

Dette er baggrundsviden. Det er viden som eksisterer i virksomheden og som medarbejdere normalt lærer efter 1-2 års ansættelse. Det er en del af den viden, der har formet kvalitetskulturen i virksomheden og årsagen til mange af de mere synlige kvalitetstiltag. En stor del er interne erfaringer, og det som erfarne medarbejdere tager som selvfølge. Standarden beskriver det som organisatorisk viden (ISO 9001 7.1.6)

Eksempelvis:

  • Principperne bag de produkter som virksomheden producerer
  • Værdien produktet skaber for kundens slutkunde
  • Epokegørende historier i virksomhedens kvalitetsudvikling
  • Overordnet udviklingstrend i markedet, der kan påvirke virksomheden på sigt.

Ved gøre denne viden bevidst og synlig, kan medarbejderen forstå baggrunden for processerne og dermed hvad de bidrager til. Og endeligt – rent vidensteoretisk – understøtter det double loop learning, der øger medarbejdertilfredsheden og fremmer organisatorisk læring.

"Sådan fungerer hverdagen"-viden

Medarbejderen skal have en introduktion til afdelingen eller arbejdsområdet. Det er introduktion til hverdagen for den enkelte medarbejder og et sted at fastholde generelle rutiner.

Dette kan være:

  • Planlægningstavler
  • Dagligdagsrutiner
  • Sikkerhed i hverdagen
  • Holdskifte

OBS: IATF 16949 og ISO9001 er kvalitetsstandarder, der ikke indeholder konkrete krav om overordnet oplæring i sikkerhed eller effektive arbejdsprocesser. I praksis er der dog krav om evaluering af effektive arbejdsprocesser (jf IATF 16949 - 9.2.2.3). Derudover er de fleste virksomheder underlagt sikkerhedskrav.

"Kvalitets"-viden

Medarbejderoplæringen skal indeholde de måltal, som virksomheden styrer efter, samt medarbejderens muligheder for at påvirke og forbedre måltallene. (IATF 16949 7.3.1)

Dette kan være:

  • Kvalitets KPI for afdelingen
  • Kvalitets KPI for virksomheden
  • Eksempler på hyppigste fejl i afdelingen (gerne som fysiske eksempler fremfor billeder)
  • Pareto over fejl

"Krav"-viden

Helt lavpraktisk skal medarbejderen oplæres i de konkrete kundekrav, som de har indflydelse på. Her er vi helt nede i den enkelte produkttræning (IATF 16949 7.2.2).

Dette kan være:

  • Kundekrav
  • Lovkrav
  • Kvalitetskrav
  • Interne krav

"Hvordan"-viden

Medarbejderen skal selvfølgelig også oplæres i den rent praktiske udførelse af opgaven. Altså metoden for hvordan en opgave skal løses i praksis for at overholde kundekrav og sikre kundens leverance. (IATF 16949 - 8.5.1.2)

Dette bør indeholde:

  • SOP (standard operating procedure)
  • Arbejdsinstruktioner
  • Interne standarder
  • Sikkerhed ifm. instruktionerne

"Hvad gør jeg hvis"-viden

Denne del relaterer sig til den løbende udvikling af virksomheden. Enten som reaktion på fejl/reklamationer, eller som del af en kontinuerlig forbedring. (ISO 9001 10 generelt) Det kan også betegnes som: "Hvad gør jeg hvis"-viden, da det ofte er:

  • Hvad gør jeg hvis jeg har opdaget en fejl?
  • Hvad gør jeg hvis jeg har lavet en fejl?
  • Hvad gør jeg hvis jeg har fået en god ide?

Eksempler, der kan trænes i, er:

  • Lean-processer og viden
  • Specifikke processer ved produktafvigelser
  • Metode til fejlfinding

Godkendelse af medarbejder kvalifikationer

Endeligt bør oplæringen afsluttes med en lederens godkendelse, samt en evaluering af om medarbejderen er kompetent til jobfunktionen. (IATF 16949 - 7.2.1)

Dette kan være:

  • 30 min evaluering med mentor og medarbejderen
  • Vise 2 konkrete arbejdsopgaver, der er oplært i - ex. en omstilling på en maskine
  • Teoretisk prøve hvor medarbejderen skal finde fejl på et fejlemne, og herefter forklare årsag og udbedringsmuligheder

Sikre at de er opdateret og operationelle

Indholdet af oplæringsplanen bør efterses årligt for at sikre aktualitet. (IATF 16949 -7.2.1). Det årlige eftersyn er samtidig en lejlighed til at opdatere og tilføje indhold samt at fjerne indhold, der ikke er relevant. Det er vigtigt at få ryddet ud løbende så, der kun fastholdes det, som reelt bidrager til virksomhedens mål.

Det en fordel at målrette oplæringsplanen til specifikke roller eller jobfunktioner for, at gøre planen operationel og gøre det nemmere at produktionsplanlægge i hverdagen. Den enkelte medarbejder kan godt varetage flere jobfunktioner eller roller.

Ved at målrette oplæringsplaner til jobfunktioner, bliver det som nævnt nemmere at produktionsplanlægge og dermed sikre, at de rigtige kompetencer er til stede (jf. ISO 9001 8.5.1-e).

Når først oplæringen er målrettet roller i virksomheden, kan der bygges en meget brugbar kompetencematrix eller rollematrix og dermed få et godt overblik over medarbejdernes oplæringsniveau og kompetencer.

Det lyder ret omfattende - giver det værdi?

Det er mest effektivt at gøre tingene rigtigt første gang. Det er præmissen i kvalitetsstandarder herunder IATF 16949. Mange virksomheder bliver fanget af brandslukningsopgaver, hvor de mest erfarne medarbejder har travlt med at redde dagen, og ikke får tid til at oplære andre i hvordan fejlen kunne være undgået. Vores erfaring er, at det handler om at give medarbejderne forudsætning for at gøre det rigtigt først gang.

Dermed bliver oplæring ikke blot et værktøj til onboarding, men et værktøj til at fastholde kompetenceniveauet og målrettet optimere kompetence-sættet.

Medarbejderne er trods alt den bedste ressource til at sikre god kvalitet og dermed lønsomhed.