Instruktioner til ensartning af oplæring og udførsel af processer
Hvilken rolle spiller instruktioner i oplæring?
Instruktioner er det værktøj, der bidrager til ensartet oplæring og udførsel af specifikke processer. Når man vælger at udarbejde instruktioner, er det ofte fordi:
- det er væsentligt, at en proces udføres korrekt
- en proces er svær at lære eller huske
- det er hurtigere at lære mange medarbejdere op med en instruktion
Hvornår bør instruktioner udarbejdes?
Før man udarbejder instruktioner til alle processer, bør man overveje, om det er nødvendigt. Eller om det i nogle sammenhænge er ”godt nok”, at medarbejderne lærer processen via sidemandsoplæring eller anden form for undervisning. I de fleste tilfælde er tiden givet bedst ud ved at sikre, at instruktionerne for de vigtigste processer er i en god kvalitet og udformet på en måde, som er let anvendelig for medarbejderen.
Hvilket format bør vælges?
Hvordan instruktionerne er udformet, handler oftest om organisationens mindset. Har man instruktioner, fordi der er nogen, der siger, at man skal have det? Eller har man instruktioner for at hjælpe medarbejderen med at udføre vigtige processer korrekt? Med sidstnævnte mindset er der oftest lagt mere vægt på anvendelighed og tilgængelighed. Dette kan fx være med brug af billedserier eller videosekvenser frem for skrevne instruktioner.
"Videoinstruktioner opfattes som lettere tilgængelige og resulterer ofte i en hyppigere brug end skrevne instruktioner. Det er vores erfaring, at videoinstruktioner bør være relativt korte. Vi ser flest videoinstruktioner mellem 15 sek. og et par minutter.
Hvordan sikres det at instruktioner bliver brugt i praksis?
En af de praktiske udfordringer ved brug af instruktioner er at sikre, at de bliver brugt i hverdagen.
Den vigtigste situation, hvor en instruktion skal bruges, er formentlig under oplæring i en proces. Det er her man både skal lære processen og lære, at korrekt gennemførsel af processen er så vigtig, at der findes en instruktion for udførsel.
Det lyder indlysende, men det er netop her, kæden ofte hopper af i praksis. Det kan være, fordi træneren ikke ved, at der findes en instruktion for processen. Eller fordi det er for besværligt at finde instruktionen, og at træneren mener at kunne huske processen ”godt nok”. En praktisk måde at sikre kendskabet til og brug af instruktioner er ved at sikre, at instruktioner fremgår af en oplæringsplan. Hvis de ikke gør det, er det tilfældigt, om de bliver brugt.
"“Arbejder man struktureret med sidemandsoplæring og har organisationen brugt energi på at udarbejde og vedligeholde instruktioner, bør alle instruktioner fremgå på relevante oplæringsplaner.”
